PT TBS Energi Utama (d/h PT. Toba Bara Sejahtra Tbk) (“PT TBS Energi Utamaaria Tbk” atau “Perusahaan”) harus mematuhi semua ketentuan peraturan perundangan di bidang pasar modal dimana saham Perusahaan tercatat dan juga Perusahaan harus patuh pada semua peraturan perundangan yang berkaitan dengan operasi Perusahaan.
Dewan Komisaris sebagai salah satu organ utama korporasi, yang oleh undang-undang Perseroan Terbatas diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap pengurusan Perusahaan oleh Direksi serta memberikan nasehat kepada Direksi termasuk mengenai rencana pengembangan Perusahaan, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) tahunan dan, pelaksanaan ketentuan anggaran dasar, keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Untuk mendorong agar Perusahaan dikelola sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) yang dilaksanakan secara konsisten dan patuh kepada peraturan perundangan yang berkaitan dengan operasi Perusahaan perlu membentuk Komite Audit yang bekerja secara professional dan independen untuk membantu Komisaris melaksanakan fungsi pengawasannya.
Keberadaan Komite Audit bukan merupakan subsitusi dari fungsi auditor internal yang dibentuk oleh Direksi, tetapi melaksanakan tugas berdasarkan mandat yang diberikan oleh Dewan Komisaris, khususnya terkait dengan fungsi pengawasan Dewan Komisaris. Oleh karena itu Dewan Komisaris harus secara tegas menetapkan program-program yang menjadi tanggung jawabnya untuk dilaksanakan oleh Komite Audit dalam suatu dokumen yang disebut Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter).
Piagam Komite Audit PT TBS Energi Utama Tbk ("Piagam Komite Audit") ini merupakan suatu dokumen tertulis yang mengatur tugas, tanggung jawab dan wewenang serta struktur Komite Audit yang disusun demi terciptanya pengawasan yang efisien dan efektif dalam PT TBS Energi Utama Tbk.
Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) Nomor 55/POJK.O4/2015 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit, yang dimaksud dengan Komite Audit adalah komite yang dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dalam membantu melaksanakan tugas dan fungsi Dewan Komisaris. Berdasarkan POJK tersebut, Perusahaan public seperti PT TBS Energi Utama Tbk wajib memiliki Komite Audit. Komite Audit dibentuk oleh keputusan Dewan Komisaris.
Komite Audit paling kurang terdiri dari 3 (tiga) orang anggota yang berasal dari Komisaris Independen dan Pihak dari luar Perusahaan. Komite Audit dipimpin oleh seorang kepala yang disebut ketua Komite Audit, berkedudukan di Kantor Pusat Perusahaan. Secara struktural bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dan mempunyai hubungan fungsional dengan Internal Audit. Ketua Komite Audit adalah Komisaris Independen dari Perusahaan.
1. Ketua Komite Audit diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada Rapat Umum Pemegang Saham.
2. Pengangkatan dan pemberhentian anggota Komite Audit dilakukan dengan mempertimbangkan pendapat Ketua Komite Audit dan dengan memperhatikan kompetensi, kriteria dan latar belakang (calon) anggota Komite Audit.
3. Masa tugas anggota Komite Audit tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Perusahaan dan dapat dipilih kembali hanya untuk satu periode berikutnya.
Komite Audit bertugas dan bertanggung jawab untuk memberikan pendapat profesional dan independen kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal yang disampaikan oleh Dewan Komisaris, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Komisaris. Agar Komite Audit dapat berperan secara efisien dan efektif, maka tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya diatur seperti di bawah ini.
Penelaahan atas informasi keuangan seperti laporan Keuangan yang akan dipublikasikan, proyeksi, dan informasi keuangan lainnya dilakukan untuk mendorong agar informasi keuangan yang akan dipublikasikan oleh Perusahaan akurat, handal, dan dapat dipercaya. Penelaahan dapat dilakukan melalui:
Komite Audit memantau untuk memastikan bahwa kegiatan operasi Perusahaan dijalankan dengan mematuhi peraturan perundangan yang berlaku di bidang Pasar Modal dan peraturan perundangan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasi Perusahaan.
Dalam rangka audit umum (general audit) atas laporan keuangan Perusahaan Komite Audit berperan untuk melaksanakan:
1. Seleksi dan Penunjukkan Auditor Independen
a. Komite Audit menyeleksi dan merekomendasikan calon auditor independen yang akan mengaudit laporan keuangan Perusahaan kepada Dewan Komisaris; dan
b. Dalam proses seleksi auditor independen, Komite Audit harus mengacu pada ketentuan-ketentuan mengenai legalitas, kompetensi, ruang lingkup penugasan, biaya (fee) dan independensi akuntan publik yang berlaku di Indonesia.
2. Pengawasan Pekerjaan Auditor Independen
a. Melakukan review Audit Planning dan kecukupan program audit serta memantau pelaksanaan audit di lapangan;
b. Memantau pembahasan temuan audit yang dilakukan oleh auditor internal dengan manajemen dan hal penting lainnya yang perlu mendapat perhatian, jika ada, harus dilaporkan kepada Dewan Komisaris secara tertulis;
c. Memastikan agar auditor independen mengkomunikasikan hal-hal tersebut di bawah ini, yaitu:
1) Tingkat tanggung jawab auditor terhadap pengendalian intern dalam penyajian laporan keuangan;
2) Perubahan kebijakan akuntansi yang signifikan;
3) Kelemahan signifikan dalam desain dan penerapan pengendalian intern;
4) Metode pencatatan, pelaporan dan dampak dari transaksi luar biasa yang signifikan terhadap laporan keuangan;
5) Fraud dan penyimpangan terhadap peraturan perundangan yang dilakukan oleh manajemen atau karyawan yang berdampak salah saji material dalam laporan keuangan;
6) Koreksi audit yang signifikan;
7) Prosedur yang dilaksanakan oleh auditor terhadap laporan tahunan yang berisi laporan keuangan auditan;
8) Ketidaksepakatan dengan manajemen tentang penetapan prinsip akuntansi, lingkup audit, pengungkapan dalam laporan keuangan dan kata-kata yang digunakan auditor dalam laporan auditnya;
9) Konsultasi yang dilakukan manajemen dengan Kantor Akuntan Publik lain dan pendapat auditor terhadap masalah yang dikonsultasikan tersebut; dan
10) Hambatan dalam pelaksanaan audit.
d. Memastikan konsep laporan keuangan auditan diterima 10 (sepuluh) hari sebelum diterbitkan untuk di review oleh Komite Audit; dan
e. Komite Audit dapat mengusulkan pemutusan hubungan kerja dengan auditor independen kepada Dewan Komisaris jika terdapat indikasi kuat bahwa independensi auditor dapat terganggu atau terbukti bahwa auditor tidak melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan standar pemeriksaan akuntan publik.
3. Pemberian pendapat independen
Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara manajemen dan auditor independen atas jasa yang diberikannya, maka Komite Audit akan memberikan pendapat independen atas perbedaan tersebut. Dalam hal ini Komite Audit dapat meminta pihak ketiga untuk membatu pemberian pendapat ini.
Melakukan evaluasi untuk memberikan persetujuan awal (pre-approval) terhadap jasa non-audit yang akan ditugaskan kepada auditor independen yang sedang ditugasi untuk memberikan jasa audit, untuk mengevaluasi independensinya. Berkaitan dengan aspek independensi, Komite Audit harus memperhatikan jasa-jasa non-audit yang menurut ketentuan perundangan yang berlaku di Indonesia maupun di Perusahaan dapat mengganggu independensi auditor independen. Jasa-jasa non-audit yang mengganggu independensi adalah:
Jasa non-audit selain dari jasa-jasa non-audit seperti yang disebutkan di atas dapat ditugaskan kepada auditor independen setelah mendapat persetujuan awal (pre-approval) dari Komite Audit dan harus dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
a. Direksi menyampaikan kepada Komite Audit (melalui Dewan Komisaris) uraian secara rinci mengenai jenis jasa yang akan ditugaskan kepada auditor independen;
b. Dalam proses pre-approval, Komite Audit harus melakukan evaluasi dan analisa untuk menentukan apakah jasa non-audit yang akan ditugaskan kepada auditor independen akan mengganggu independensi atau menimbulkan benturan kepentingan; dan
c. Pre-approval dari Komite Audit hanya dapat diberikan jika berdasarkan hasil evaluasi dan analisa jasa non-audit tersebut tidak akan mengganggu independensi atau menimbulkan benturan kepentingan. Pre-approval dari Komite Audit terhadap jasa non-audit yang ditugaskan kepada auditor independen dapat dikecualikan jika nilai seluruh jasa non-audit yang diberikan oleh auditor independen kepada Perusahaan tidak lebih dari 5% dari total nilai biaya audit dibayarkan oleh Perusahaan kepada auditor independen dalam tahun fiskal dimana jasa non-audit diberikan.
Komite Audit melakukan penelaahan terhadap desain dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai efektivitas pengendalian intern agar salah saji material laporan keuangan, penyalahgunaan aset dan perbuatan melanggar peraturan perundangan dapat dicegah.
1. Pemahaman pengendalian intern diperoleh dari presentasi manajemen Perusahaan mengenai desain dan implementasi pengendalian intern.
2. Komite Audit harus mendapat laporan audit internal secara berkala dari lnternal Audit sebagai bahan untuk mengidentifikasi kemungkinan adanya kelemahan pengendalian internal.
3. Untuk meningkatkan efektifitas pengendalian internal, Komite Audit dapat memberikan masukan kepada manajemen Perusahaan dalam rangka peningkatan kinerja lnternal Audit.
4. Komite Audit harus berkoordinasi dengan lnternal Audit untuk:
a. Mengadakan pertemuan reguler (misalnya setiap bulan) untuk membahas temuan internal auditor dan atau hal-hal lain yang mengandung indikasi mengenai kelemahan pengendalian internal, termasuk kekeliruan penerapan standar akuntansi;
b. Jika diperlukan, Komite Audit dapat meminta Internal Audit untuk memperluas review-nya untuk menilai sifat, lingkup, besaran dan dampak kelemahan signifikan pengendalian intern serta pengaruhnya terhadap laporan keuangan; dan
c. Melakukan pengawasan atas tindak lanjut oleh Direksi terhadap temuan auditor internal.
5. Dalam proses penelaahan terhadap efektivitas pengendalian intern, Komite Audit dapat mempergunakan laporan dari auditor independen untuk melakukan identifikasi kemungkinan adanya kelemahan pengendalian internal.
6. Setiap awal tahun Komite Audit mereview dan memberikan masukan atas PKPT (Program Kerja Pemeriksaan Tahunan) yang disusun oleh Internal Audit.
7. Pemberitahuan maupun penunjukkan Kerja lnternal Audit atau perubahan struktur organisasi Internal Audit dengan memperhatikan saran Dewan Komisaris/Komite Audit.
Komite Audit melakukan overview terhadap proses identifikasi risiko dan pelaksanaan manajemen risiko yang dilakukan oleh manajemen Perusahaan. Komite Audit memastikan bahwa Internal Audit dalam perencanaan auditnya telah memperhatikan aktivitas-aktivitas Perusahaan yang memiliki risiko tinggi.
Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan kepentingan PT Toba Bara Sejahtra Tbk.
Atas permintaan Dewan Komisaris, Komite Audit dapat melakukan pemeriksaan terhadap dugaan adanya kesalahan dalam keputusan rapat Direksi atau penyimpangan dalam pelaksanaan hasil keputusan Direksi.
Anggota Komite Audit wajib menjaga kerahasiaan dokumen, data, dan informasi Perusahaan.
Komite Audit melakukan self assessment terhadap efektifitas pelaksanaan tugasnya, dan memutakhirkan secara periodik Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter).
Dalam melaksanakan tugasnya Komite Audit mempunyai wewenang sebagai berikut:
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Komite Audit wajib melakukan rapat dan pelaporan hasil auditnya.